Trả lại tiền trong trường hợp bắt buộc

Dành cho

Kế toán (đề nghị) · Chủ doanh nghiệp (duyệt)

Chỉ dùng khi bắt buộc

Công ty không hoàn tiền. Mục này chỉ dùng khi buộc phải trả lại tiền: thu nhầm (khách chuyển nhầm, trùng đơn) hoặc ngân hàng đòi lại tiền (tra soát). Không nói luồng này với khách hay affiliate; khách xin hoàn tiền thì trả lời theo chính sách.

Kế toán đề nghị: gửi Chủ doanh nghiệp mã đơn, số tiền, lý do (thu nhầm hay ngân hàng đòi lại) kèm chứng từ: sao kê, yêu cầu tra soát của ngân hàng.
Chủ doanh nghiệp duyệt và ghi rõ lý do. Kế toán chuyển trả ở ngân hàng theo quy trình chi của công ty (ngân hàng đã tự trừ thì lấy chứng từ trừ tiền), giữ mã tham chiếu.
Chủ doanh nghiệp mở Đơn bán → Hoàn tiền. Trong hộp Ghi nhận khoản hoàn đã chuyển nhập Số hoàn (VND), Lý do, Tham chiếu chuyển khoản, Ngày hoàn và Lý do hoàn ngoài chính sách (chỉ chủ doanh nghiệp), rồi bấm Ghi nhận hoàn tiền. Gói bán để 0 ngày hoàn tiền nên chỉ tài khoản Chủ doanh nghiệp ghi nhận được, và bắt buộc có lý do.
Kiểm dòng điều chỉnh trong sổ chia theo bảng dưới. CSKH kiểm quyền lợi của khách sau khi ghi nhận.

Huỷ một phiếu thu ghi nhầm cũng làm sổ chia tính lại theo cùng cách.

Hộp Ghi nhận khoản hoàn đã chuyển trên staging.

Dòng gốc đang ở	Hệ thống làm gì	Kết quả
Đang giữ / Chờ người nhận	Thêm dòng Điều chỉnh âm cùng trạng thái, cùng ngày hết giữ.	Hai dòng bù trừ, cùng sang Đủ điều kiện khi hết giữ; có thể hiện trong bảng kê sau với tổng 0.
Đủ điều kiện, Đã duyệt	Thêm dòng âm Đủ điều kiện thanh toán, chưa vào bảng kê.	Bảng kê lập sau trừ đi (thường ở Chuyển từ kỳ trước).
Đã chi	Thêm dòng âm Đủ điều kiện; giao Kế toán việc Nợ chia tiền: “Không tự thu hồi: số âm cấn trừ vào bảng kê kỳ sau, hoặc thu hồi theo hợp đồng”.	Kỳ sau tổng có thể ≤ 0 hoặc dưới ngưỡng → chưa lập bảng kê, nợ cộng dồn.

Đơn THỬ đã chi hoa hồng rồi bị trả lại tiền: dòng gốc 100.000 ₫ Đã chi và dòng điều chỉnh -100.000 ₫ Đủ điều kiện thanh toán. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.

Không sửa, không xoá dòng đã chi. Không tự trừ vào tài khoản của affiliate; thu hồi ngoài hệ thống chỉ theo hợp đồng và quyết định của Chủ doanh nghiệp.
Bảng kê đang Nháp / Đã duyệt mà có điều chỉnh âm mới của cùng người nhận: hệ thống chặn bước tiếp theo; Hủy bảng kê rồi lập lại để cấn trừ.
Bảng xếp hạng: doanh số tạm tính theo tiền đã thu; khoản trả lại trừ vào lần thu gần nhất của đơn đó, nên vị trí có thể tụt.
Affiliate thấy khoản này là Điều chỉnh trên cổng (nhãn đỏ Trừ vào kỳ sau; Sổ tay Affiliate giải thích ở Khoản điều chỉnh). Kế toán báo trước cho affiliate đó là khoản điều chỉnh của đơn nào; không nói như thể khách được hoàn tiền.