Vòng đời một khoản hoa hồng
Chủ doanh nghiệp · Kế toán · Marketing
Ví dụ: khách mua gói 1.000.000 ₫ qua link của affiliate, chính sách THỬ chia 10% cho người giới thiệu. Hệ thống ghi 100.000 ₫ vào sổ chia; số tiền đi qua các bước sau.
- 1. Khách thanh toánCó phiếu thu cho đơn. Hệ thống tạo dòng sổ chia cho từng lần thu, theo chính sách đã chụp trên đơn.Đang giữ
- 2. Hết thời gian giữ01:00 mỗi ngày, dòng có ngày hết giữ ≤ hôm nay được chuyển.Đủ điều kiện thanh toán
- 3. Lập bảng kê02:00 ngày 1, mỗi người nhận một bảng kê cho tháng trước (hoặc Kế toán bấm Lập bảng kê tháng).Nháp
- 4. Kế toán duyệtKiểm số dòng, cộng dồn, hồ sơ.Đã duyệt
- 5. Hạch toánĐối tác ngoài: hoá đơn mua vào tài khoản chi phí affiliate. Nhân viên: khoản bổ sung vào lương.Đã hạch toán
- 6. Chuyển khoảnXuất file, chuyển ở ngân hàng. Hệ thống không tự chuyển tiền; bảng kê vẫn ở Đã hạch toán, chờ ghi đã chi.Đã hạch toán
- 7. Ghi đã chiNhập kết quả ngân hàng: hệ thống tạo phiếu chi. Nhân viên: khi phiếu lương được chốt.Đã chi
- 8. Affiliate thấyEmail bảng kê kèm PDF; cổng đối tác ghi Đã chi và ngày chi.Đã chi
Nhánh phụ: trả lại tiền trong trường hợp bắt buộc hoặc huỷ phiếu thu → hệ thống thêm dòng điều chỉnh âm, cấn trừ ở bảng kê sau (mục 10). Affiliate chưa có hồ sơ nhận tiền → dòng ở Chờ người nhận cho tới khi Kế toán gắn hồ sơ.
Trạng thái dòng sổ chia
| Trạng thái | Nghĩa | Ai cần làm gì |
|---|---|---|
| Đang giữ | Chờ hết thời gian giữ để đối soát thanh toán. Chưa phải tiền phải trả. | Không ai; chờ. |
| Chờ người nhận | Đơn có người giới thiệu nhưng chưa có Người nhận tiền, hoặc thiếu bằng chứng giới thiệu hợp lệ. | Kế toán tạo / gắn hồ sơ; xem báo cáo Chờ người nhận. |
| Đủ điều kiện thanh toán | Đã qua thời gian giữ, chờ vào bảng kê (cổng affiliate ghi “Đủ điều kiện”). | Chờ ngày 1 hoặc Kế toán lập bảng kê. |
| Đã duyệt | Nằm trong bảng kê đã duyệt hoặc đã hạch toán, chưa chi. | Kế toán hạch toán, chuyển khoản, ghi đã chi. |
| Đã chi | Bảng kê đã ghi chi. | Không. |
| Nội bộ | Phần quỹ quảng cáo, không chi cho ai. | Không. |
Trạng thái bảng kê: Nháp → Đã duyệt → Đã hạch toán → Đã chi; bảng kê Nháp hoặc Đã duyệt hủy được (Đã hủy, các dòng trở về Đủ điều kiện thanh toán); bảng kê Đã hạch toán phải hủy Hoá đơn mua trước (mục 09).
Ngày hết giữ = ngày của phiếu thu + Số ngày giữ chờ của chính sách (lúc tạo chính sách, ô để trống được chép từ Số ngày giữ khoản chia trong Cài đặt Edu, mặc định 14; đổi Cài đặt sau đó không đổi chính sách đã có). Gói bán để 0 ngày hoàn tiền nên chỉ số ngày giữ này được tính; đơn bán trước 21/10/2026 vẫn theo cam kết lúc mua (nếu số ngày hoàn của gói lúc đó dài hơn thì giữ theo số đó). Đơn thu nhiều lần thì mỗi lần thu có dòng và ngày hết giữ riêng.