Kế toán: hồ sơ nhận tiền và kỳ chi tháng
Kế toán · Chủ doanh nghiệp
Trang chủ Kế toán
Kế toán vào Tổng quan. Thẻ Bảng kê chờ duyệt và danh sách cùng tên cho biết bảng kê nháp. Việc của tôi gom các việc affiliate: [EB24:payee] affiliate chưa có hồ sơ nhận tiền, [EB04:payee-change] yêu cầu đổi thông tin chi trả, [EB04:statement-stuck] bảng kê đã hạch toán quá hạn chưa chi, [EB06:share-debt-…] nợ chia tiền khi đơn đã chi hoa hồng bị trả lại tiền, việc payout-profile khi bảng kê không lập được vì thiếu hồ sơ.
Tổng quan trên staging: thẻ Bảng kê chờ duyệt, danh sách Bảng kê chờ duyệt và Việc của tôi.
Hồ sơ Người nhận tiền đủ điều kiện chi
| Thiếu gì | Hậu quả |
|---|---|
| Người nhận tiền gắn trên Người giới thiệu | Hoa hồng ở Chờ người nhận, không vào bảng kê. |
| Nhà cung cấp (người nhận ngoài) | Không lập được bảng kê (bị bỏ qua, có việc cho Kế toán); không duyệt hàng loạt, không hạch toán. Thường tự tạo khi lưu hồ sơ. |
| Tài khoản ngân hàng có số tài khoản và tên chủ tài khoản, thuộc Nhà cung cấp đó | Bảng kê bị loại khỏi file chuyển khoản. Cách thêm: xem ngay dưới bảng. |
| Mã số thuế / CCCD | Cảnh báo “Thiếu MST/CCCD”, không chặn. |
| Email (của Liên hệ; không có thì lấy email Nhân viên / Nhà cung cấp) | Không gửi được bảng kê. Mời vào cổng cần email của Liên hệ. |
| Danh mục khấu trừ, Có bản cam kết / Năm cam kết | Khấu trừ TNCN chỉ áp khi có danh mục khấu trừ, chưa có bản cam kết của năm và tổng đạt ngưỡng của danh mục. Danh mục và mức khấu trừ do Kế toán cấu hình; không có thì không khấu trừ. |
| Nhân viên (Là nhân viên) | Phải chọn Nhân viên đang làm; chi qua phiếu lương, cần Role Profile Kế toán kiêm lương để hạch toán. |
Thêm tài khoản ngân hàng cho người nhận
Cách 1 — affiliate gửi yêu cầu đổi tài khoản ở cổng, Kế toán duyệt (ngay dưới). Cách 2 — Kế toán nhập thẳng (đã thử trên dev):
- Mở Tài khoản ngân hàng mới (không có trên thanh bên; hoặc từ ô Tài khoản ngân hàng trên Người nhận tiền chọn tạo mới; form mở ra không điền sẵn đối tác).
- Điền Tên Tài khoản = tên chủ tài khoản đúng như ở ngân hàng (cột Tên người nhận trong file chuyển khoản lấy ô này), Ngân hàng, Loại đối tác = Nhà cung cấp, Đối tác = Nhà cung cấp của người nhận (dạng “Tên (NN-…)”), Số Tài khoản Ngân hàng. Không tích Là Tài khoản Công ty. Lưu.
- Mở Người nhận tiền, chọn tài khoản vừa tạo ở ô Tài khoản ngân hàng, Lưu. Kỳ chi tháng đổi cột Hồ sơ thành “✓ Đủ”.
Tài khoản ngân hàng mới cho người nhận THỬ: Tên Tài khoản, Ngân hàng, Loại đối tác = Nhà cung cấp, Đối tác = Nhà cung cấp NN-…, Số Tài khoản Ngân hàng. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
Duyệt yêu cầu đổi thông tin chi trả
- Mở việc [EB04:payee-change] hoặc Yêu cầu đổi thông tin chi trả đang chờ (thanh bên Chia tiền → Chi tiền → Yêu cầu đổi thông tin chi trả). Loại: tài khoản ngân hàng, MST/CCCD, bản cam kết thu nhập.
- Đối chiếu Nội dung đề nghị với giấy tờ affiliate gửi. Nếu số tài khoản đã gắn cho người nhận khác, đầu form có cảnh báo đỏ.
- Bấm Duyệt (ghi chú tuỳ chọn; trùng số tài khoản phải tích Tôi đã kiểm tra, vẫn duyệt) hoặc Từ chối với Lý do từ chối. Duyệt tài khoản ngân hàng tạo tài khoản mới cho Nhà cung cấp và cập nhật hồ sơ. Affiliate nhận email kết quả.
Yêu cầu đổi tài khoản ngân hàng của affiliate THỬ đang Chờ duyệt, nút Duyệt và Từ chối. Ô Loại yêu cầu đang hiện mã BankAccount (chưa dịch). Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
Sổ chia và các báo cáo
Sổ chia (thanh bên Chia tiền → Chi tiền → Sổ chia): lọc Trạng thái, Đơn hàng, Người nhận, Bảng kê, Loại dòng (Gốc / Điều chỉnh). Báo cáo ở thanh bên Chia tiền → Báo cáo: Sổ chia theo vai trò, Công nợ đối tác (Đang giữ, Đủ điều kiện, Đã duyệt, Đã chi, Âm cấn trừ, Phải trả hiện tại), Chờ người nhận (đơn, vai trò, số tiền, lý do), Phần công ty theo tháng.
Sổ chia tiền THỬ: dòng Đang giữ, Đủ điều kiện thanh toán và một dòng Chờ người nhận chưa có người nhận. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
Báo cáo Chờ người nhận: một đơn THỬ, vai trò Người giới thiệu, 100.000 ₫, lý do affiliate chưa có hồ sơ. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
Kỳ chi tháng, từng bước
Mở: Kỳ chi tháng (thanh bên Chia tiền → Chi tiền → Kỳ chi tháng), hoặc lối tắt trên Trang chia tiền. Chọn kỳ (mặc định tháng trước) và bộ lọc trạng thái. Bốn thẻ: Tổng thực chi, Số đối tác, Thiếu hồ sơ, Đã chi; thanh bước Lập → Duyệt → Hạch toán → Chuyển khoản → Đã chi.
- Trước khi lập: kỳ chưa có bảng kê thì bảng ghi “Chưa có bảng kê trong kỳ…”. Thường bảng kê đã tự lập lúc 02:00 ngày 1.
Kỳ 2026-09 trước khi lập: bốn thẻ bằng 0, sáu nút thao tác. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
- Lập bảng kê tháng → hộp xác nhận cho số bảng kê và tổng dự kiến → Xác nhận. Việc chạy nền; xem Lượt chạy gần đây (Xem tiến độ) rồi Làm mới.
Hộp Lập bảng kê tháng: 3 bảng kê, tổng 700.000 đ, nhắc số chỉ là dự kiến. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
- Kiểm bảng nháp: mỗi dòng có Vai trò chính, Số dòng sổ, Trong kỳ, Cộng dồn (chuyển từ kỳ trước), Khấu trừ TNCN, Thực chi, Hồ sơ (✓ Đủ / thiếu gì / Chi qua lương). Dòng vàng là thiếu hồ sơ: bấm tên để sửa Người nhận tiền.
Ba bảng kê Nháp kỳ 2026-09; Vũ Minh Châu THỬ thiếu số tài khoản, tên chủ tài khoản và MST/CCCD. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
- Tích chọn bảng kê → Duyệt đã chọn (Chủ doanh nghiệp cũng làm được bước này). Tích Gửi bảng kê để đối tác kiểm nếu muốn affiliate xem trước (mặc định không gửi) → Xác nhận.
Hộp Duyệt đã chọn: 3 bảng kê, 700.000 đ, ô Gửi bảng kê để đối tác kiểm. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
- Chọn bảng kê đã duyệt → Hạch toán đã chọn → Xác nhận (dùng tài khoản Kế toán; Chủ doanh nghiệp không có quyền tạo Hoá đơn mua). Đối tác ngoài: hệ thống lập Hoá đơn mua (số hoá đơn nhà cung cấp = mã bảng kê), khấu trừ nếu có. Nhân viên: khoản bổ sung lương (bấm Chọn ngày đưa vào lương trên bảng kê trước nếu cần). Một bảng kê lỗi không chặn bảng kê khác; đọc lý do bằng Xem tiến độ.
Lượt Hạch toán đã chọn lỗi cả ba bảng kê vì chưa cấu hình tài khoản chi phí cho vai trò Người giới thiệu; bảng kê vẫn ở Đã duyệt. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
Sau khi điền tài khoản chi phí và hạch toán lại: ba bảng kê Đã hạch toán, nhật ký giữ cả lượt lỗi. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
- Xuất file chuyển khoản → chọn Định dạng xlsx hoặc csv → Xác nhận. File chỉ có bảng kê Đã hạch toán của đối tác ngoài đủ tài khoản; hộp xác nhận liệt kê bảng kê bị loại. Cột: STT, Mã bảng kê, Tên người nhận, Số tài khoản, Ngân hàng, Số tiền, Nội dung (
FB MMYYYY BK-…, không dấu). File luôn lấy mọi bảng kê Đã hạch toán đủ hồ sơ của kỳ, không theo các ô đã tích. Kiểm từng dòng rồi chuyển khoản ở ngân hàng; màn này không chuyển tiền. File có số tài khoản của affiliate: lưu ở chỗ riêng của Kế toán, không gửi qua chat.
Hộp Xuất file chuyển khoản: 2 bảng kê, 450.000 đ; loại 1 bảng kê thiếu hồ sơ. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
- Sau khi ngân hàng xác nhận, làm file kết quả (xlsx hoặc csv) có cột Mã bảng kê, Mã giao dịch, Ngày chuyển (YYYY-MM-DD), tuỳ chọn Số tiền (phải bằng Thực chi). Có thể thêm hai cột Mã giao dịch, Ngày chuyển vào file xuất ở bước 6. Tối đa 2 MB, 2.000 dòng.
- Nhập kết quả chuyển khoản → chọn file, giữ chế độ riêng tư khi tải lên (file có số tài khoản; hệ thống chỉ nhận tệp riêng tư) → hộp Xem trước kết quả chuyển khoản ghi từng dòng OK/lỗi. Chọn Tài khoản chi của công ty, giữ hoặc bỏ Gửi email cho đối tác (mặc định chọn), bấm Ghi đã chi N bảng kê → Xác nhận. Bản xem trước hết hạn sau 30 phút.
Xem trước kết quả chuyển khoản từ file giả lập: 2 bảng kê OK, tổng 450.000 đ, tài khoản chi SePay thử, nút Ghi đã chi 2 bảng kê. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
- Kiểm kết quả: bảng kê Đã chi, thẻ Đã chi tăng; cột Email cho biết thư đã xếp hàng hay lỗi. Email lỗi không đảo khoản đã chi: sửa email rồi chọn bảng kê → Gửi bảng kê đã chọn. Nhập lại cùng mã giao dịch được bỏ qua, không tạo thêm phiếu chi.
Kết thúc kỳ 2026-09 trên dev: 2 bảng kê Đã chi (email đang xếp hàng), 1 bảng kê thiếu hồ sơ còn Đã hạch toán. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
Mở một bảng kê
Bảng kê (thanh bên Chia tiền → Chi tiền → Bảng kê) → mở BK-…: Trong kỳ, Chuyển từ kỳ trước, Khấu trừ, Thực nhận, Hóa đơn mua, Phiếu chi, Tham chiếu chi và Chi tiết dòng sổ. Nút theo trạng thái: Duyệt, Hủy bảng kê (Nháp/Đã duyệt; dòng về Đủ điều kiện), Chọn ngày đưa vào lương, Hạch toán, Ghi đã chi (nhập Tham chiếu chuyển khoản, Ngày chi, Tài khoản ngân hàng; nút này không tự gửi email), Gửi bảng kê cho đối tác.
Bảng kê THỬ đã chi: 250.000 ₫ trong kỳ, hoá đơn mua, phiếu chi, tham chiếu NH-THU-0001 và chi tiết dòng sổ. Dữ liệu minh hoạ trên máy dev.
Hạch toán và Ghi đã chi tạo Hoá đơn mua, Phiếu chi của ERPNext: chỉ tài khoản Role Profile Kế toán làm được; Chủ doanh nghiệp lập và duyệt bảng kê được nhưng không hạch toán, không ghi đã chi. Người nhận còn điều chỉnh âm chưa cấn trừ thì không duyệt / hạch toán / ghi chi được bảng kê đối tác ngoài: “Có điều chỉnh âm chưa cấn trừ; hủy bảng kê/chứng từ chưa chi rồi lập lại bảng kê”. Muốn lùi bước: huỷ phiếu chi → bảng kê về Đã hạch toán; huỷ hoá đơn mua → về Đã duyệt (huỷ phiếu chi trước).