Theo dõi đơn và ghi nhận thu tay
Thu tay: Kế toán thực hiện. Chủ doanh nghiệp đọc được đơn nhưng không mặc nhiên có quyền lập/submit chứng từ kế toán.
| Tình huống sau đối chiếu sao kê | Cách xử lý |
|---|---|
| Giao dịch đã được nhập vào ERP nhưng chưa khớp đơn | Khớp giao dịch với đơn hiện có; không tạo Phiếu thanh toán trùng. |
| Khoản thu thực tế chưa được ghi nhận vào ERP | Lập Payment Entry (Phiếu thanh toán) và phân bổ đúng đơn. |
| Chỉ có ảnh khách gửi, chưa xác minh được tiền về | Tiếp tục đối chiếu; chưa xác nhận đã thu. |
- Nhận mã đơn và thông tin chuyển khoản từ sale. Kiểm sao kê tài khoản nhận, số tiền, ngày và nội dung; tìm khoản thu đã ghi để tránh ghi nhận trùng.
- Mở Đơn bán (thanh bên Bán hàng & quyền lợi → Đơn bán), tìm đúng mã đơn/khách. Kiểm gói, số phải trả, số đã thu và số còn thiếu.
- Với khoản chưa ghi nhận, Kế toán mở đơn → Tạo → Thanh toán để mở Bút toán thanh toán (Payment Entry).
- Trong phiếu, kiểm Loại thanh toán: Nhận, khách hàng, công ty, tài khoản nhận tiền và phương thức thanh toán phù hợp. Điền số tiền thực nhận, ngày và mã tham chiếu ngân hàng; phân bổ đúng đơn ở bảng Tài liệu tham khảo thanh toán, cột Đã phân bổ (VND). Không nhập mặc định toàn bộ giá đơn nếu khách chỉ chuyển một phần.
- Lưu, kiểm lại dữ liệu rồi Gửi (Submit) theo quyền kế toán. Lưu nháp chưa phải hoàn tất ghi nhận.
- Mở lại đơn và chờ xử lý nền. Đủ tiền thì trạng thái chuyển Đã trả; thiếu tiền thì theo trạng thái Thiếu tiền. Kiểm quyền lợi, hóa đơn và email riêng; không sửa trạng thái thanh toán trực tiếp.
Đơn bán THỬ trên Desk: hộp Yêu cầu hoá đơn công ty đủ bốn ô và nút Gửi yêu cầu; mã số thuế, email và mã đơn đã che.
Không sửa đơn sang Đã trả chỉ vì khách bấm nút hoặc gửi ảnh. Thiếu tiền thường chưa được giao, trừ gói đã cho phép đặt cọc. Thu tiền, giao quyền lợi, email và chia tiền có trạng thái riêng.
SePay cần hoàn tất cấu hình và kiểm chứng giao dịch thật trước khi dùng để xác nhận thu tự động. Ảnh minh họa dùng staging, không chứng minh giao dịch ngân hàng thật đã thành công. RUNBOOK — mục 8 — SePay. Không dùng QR THỬ để chuyển khoản thật.
Đơn bán staging: mở menu Tạo để chọn chứng từ thanh toán; ảnh thao tác bằng quản trị.
Phiếu thanh toán chưa lưu trên staging: kiểm khoản thu và tham chiếu đơn; không ghi nhận tiền trong lần chụp ảnh.
Thao tác chứng từ do Kế toán có quyền lập và Submit thực hiện. Ảnh menu và phiếu được chụp bằng quản trị để minh họa; không chứng minh tài khoản Chủ doanh nghiệp hoặc Sale có quyền kế toán. Không tạo giao dịch, thu tiền hay bấm Submit chỉ để chụp ảnh.
Tiền mặt và chuyển vào tài khoản khác của công ty
- Tiền mặt: xác minh biên nhận, người nhận và ngày nhận; chọn phương thức tiền mặt và tài khoản quỹ thực nhận.
- Tài khoản khác của công ty: đối chiếu sao kê và chọn đúng tài khoản ngân hàng thực nhận. Cần cấu hình tài khoản kế toán tương ứng trước khi dùng; không giữ tài khoản mặc định của QR nếu tiền về nơi khác.
- Trả nhiều lần: ghi đúng số tiền từng lần thực nhận, phân bổ vào cùng đơn; kiểm chứng từ đã có để tránh thu trùng.