Ghi chi phí công ty và xem lãi lỗ
Mọi khoản chi của công ty ghi bằng phần kế toán có sẵn của ERPNext trên trang quản trị, không có màn riêng. Người ghi cần quyền kế toán: hồ sơ Kế toán, Kế toán kiêm lương. Trên hệ đang chạy, hồ sơ Chủ doanh nghiệp cũng đã có quyền này.
| Khoản chi | Ghi bằng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Có bên bán hoặc hóa đơn: thuê văn phòng, phần mềm, Zoom, hosting, dịch vụ thuê ngoài | Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) | Đã trả rồi thì tick Đã thanh toán ngay trên hóa đơn. Trả sau thì khi chuyển tiền lập Bút toán thanh toán từ hóa đơn. |
| Quảng cáo Meta, Google, TikTok | Hóa đơn mua hàng hoặc Bút toán nhật ký | Dùng đúng Tài khoản chi quảng cáo đã chọn trong Cài đặt Edu và điền ô Chiến dịch, để báo cáo Quỹ quảng cáo so được với chi thật. |
| Chi nhỏ không có bên bán, phí ngân hàng, điều chỉnh | Bút toán nhật ký (Journal Entry) | Nợ tài khoản chi phí, Có tài khoản tiền mặt/ngân hàng. |
| Công tác phí, tạm ứng của nhân viên | Bút toán nhật ký | Nhân viên chưa tự gửi đề nghị thanh toán trên hệ được; Kế toán ghi thay theo chứng từ. |
| Lương, bảo hiểm, thuế TNCN, hoa hồng nhân viên | Chạy lương tháng | Không ghi tay. Phiếu lương tự hạch toán; ghi thêm sẽ thành hai lần. |
| Tiền chia cho tác giả, giảng viên, affiliate bên ngoài | Bảng kê (mục 09) | Không ghi tay. Bảng kê tự lập Hóa đơn mua hàng. |
Ghi một khoản có bên bán (Hóa đơn mua hàng)
- Mở Hóa đơn mua hàng mới (không có trên thanh bên Freedom Builders).
- Nhà cung cấp: gõ tên bên bán. Chưa có thì chọn Tạo mới ngay trong ô. Danh sách bên bán: Nhà cung cấp (không có trên thanh bên).
- Ngày đăng mặc định là hôm nay. Khoản chi ngày khác thì tick Sửa Ngày và Giờ Đăng rồi chọn ngày. Có hóa đơn thì điền Số hóa đơn nhà cung cấp và Ngày hóa đơn nhà cung cấp.
- Bảng Mục: mỗi khoản một dòng. Chọn mặt hàng chi phí Kế toán đã tạo sẵn (ví dụ “Phần mềm và dịch vụ”), sửa Tên Mặt hàng cho rõ khoản chi (ví dụ “Zoom tháng 10”), số lượng 1, Đơn giá bằng số tiền. Mở dòng để kiểm Đầu Chi phí đúng tài khoản; khoản quảng cáo điền thêm Chiến dịch.
- Đã chuyển tiền rồi: tick Đã thanh toán, chọn Phương thức thanh toán và Tài khoản Tiền mặt/Ngân hàng.
- Đính kèm ảnh hoặc PDF hóa đơn (biểu tượng kẹp giấy bên phải). Bấm Lưu rồi Gửi (Submit). Lưu nháp chưa vào sổ.
Ghi một khoản không có bên bán (Bút toán nhật ký)
- Mở Bút toán nhật ký mới. Loại Bút toán: chọn Bút toán Ngân hàng nếu chi bằng chuyển khoản, Bút toán Tiền mặt nếu chi tiền mặt.
- Dòng 1: Tài Khoản là tài khoản chi phí, số tiền ở cột Ghi nợ. Dòng 2: tài khoản ngân hàng/tiền mặt, cùng số tiền ở cột Có. Tổng hai cột phải bằng nhau.
- Ghi nội dung khoản chi ở Ghi chú người dùng, mã giao dịch ngân hàng (nếu có) ở Số tham chiếu. Đính kèm chứng từ, bấm Lưu rồi Gửi.
Xem tổng chi phí và lãi lỗ
- Báo cáo lãi lỗ (Profit and Loss Statement): chọn công ty và kỳ; lọc theo Trung tâm Chi phí hoặc Chiến dịch khi cần xem riêng.
- Sổ cái tổng hợp (General Ledger): lọc theo tài khoản chi phí để xem từng khoản, bấm số chứng từ để mở lại.
Ghi sai thì mở chứng từ, bấm Hủy rồi Sửa đổi để lập bản đúng; không xóa chứng từ đã gửi. Tiền ra khỏi tài khoản không tự vào hệ (SePay chỉ báo tiền vào), nên mọi khoản chi phải có người ghi. Báo cáo lãi lỗ khác “Phần của công ty theo tháng” ở mục 17: lãi lỗ tính cả lương và chi phí vận hành.
Kế toán làm một lần, không cần sửa code: (1) chọn các tài khoản chi phí theo chế độ kế toán đang áp dụng; (2) tạo vài mặt hàng loại dịch vụ cho từng nhóm chi (bỏ tick Duy trì hàng tồn kho và Cho phép bán hàng, điền Tài khoản chi phí mặc định ở bảng Mục mặc định trong tab Kế toán); (3) chọn Tài khoản chi quảng cáo trong Cài đặt Edu (production hiện còn trống); (4) đối soát tiền ra bằng Nhập Bảng sao kê Ngân hàng từ file sao kê.